Sprzedawca otrzymuje powiadomienie zwrotne od klienta (telefon, faks, e-mail itp.), Natychmiast rejestruje szczegółowe informacje zwrotne od klientów i określa partię produktu, ilość, niepożądaną szybkość, czas wystąpienia, miejsce, wielkość sprzedaży itp.
Sprzedawca zarejestruje szczegółowe informacje w Formularzu Opis informacji o skardze klienta i prześle je do Działu Jakości w celu analizy.